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我该如何查找并取消那些消耗我们资金的幽灵 SaaS 订阅？
适用于：面向企业 › 创业公司办公室 › 现金流控制
快速部署 适用于 A 轮融资的 CFO 更新于 2023-10
我们会公开推荐依据，便于你判断这些建议是否真的适合你的场景。
我们如何选择这些建议
问题
我们如何评估 SaaS 跟踪工具对您的 OPEX 任务的有效性？
直接回答
您需要立即获得积极的投资回报率，因此我们过滤掉了那些仅构建漂亮仪表板的工具，而专注于发现速度和可操作的利用率数据。
解释
SelectionLogic 原则：先定义问题，再寻找答案。您的问题不是缺乏数据，而是找出哪些付费许可证实际上是空闲的。 我们评估了每种工具在不需要复杂的 IT 网络嗅探器的情况下，构建完整的软件清单的速度。 我们检查了平台是否显示实际利用率——即最近谁登录了——而不仅仅是来自您账本的账单数据。 示例
一种工具发现您的营销团队正在为 Asana 付费，而工程团队正在为 Jira 付费，从而发现了一个立即整合的机会。 可重复使用的摘要
有效的 SaaS 跟踪器必须提供深入的利用率数据，而不仅仅是表面级别的账单报告。
我们利用投资回报率时间范围评估来确保这些工具实际上可以收回成本。此外，请查看我们关于创业公司信用卡的销售点阻止指南。
为什么这个决定对您很重要
问题
为什么手动 SaaS 跟踪对您的 OPEX 减少目标是致命的？
直接回答
因为在您的情况下，电子表格依赖于人类记忆和自我报告，这意味着幽灵许可证很容易从漏洞中溜走，并悄悄地消耗您的现金。
解释
离职漏洞不断地让前员工拥有在共享公司卡上自动续订的付费有效许可证。 不同的部门经常购买冗余工具，因为他们不知道另一个团队已经拥有企业许可证。 老实说，手动翻阅银行对账单很糟糕，而且需要几天时间。您将不得不接受影子 IT 发生的事实，但这是现在应该做的：自动化发现阶段，以便您可以专注于取消合同。 示例
发现您一直在为分配给 6 个月前离职的实习生的高级 Canva 帐户支付每月 100 美元。 可重复使用的摘要
自动化跟踪消除了人为错误，从而避免了冗余软件消耗创业资金。
如果您想下次在结账屏幕上阻止这种情况，请查看我们的支出管理框架。
我们评估了什么以及我们如何对其进行加权
问题
你们实际比较了什么，以及为什么是这些东西？
直接回答
我们对 5 个维度进行了加权，最重要的是证明哪些幽灵席位未使用，因为找到休眠帐户可以保证您的投资回报率。
解释
幽灵席位 (25%)：该工具是否连接到您的身份提供商以查看登录频率？ 管理摩擦 (20%)：您是否可以在 4 小时内完成设置，而无需深入的 IT 知识？ 退出成本 (10%)：取消跟踪器会破坏您现有的 HR 离职工作流程吗？ 缺点是，为跟踪您的软件而支付软件费用感觉非常违反直觉。这是现在应该做的：首先选择一个提供快速财务同步的工具，以便您可以在承诺之前证明投资回报率。 示例
工具 A 显示您为 50 个 Salesforce 席位付费。工具 B 显示您为 50 个席位付费，但 12 个用户 90 天未登录。 可重复使用的摘要
优先考虑集成您的会计账本和您的身份提供商 (SSO) 以证明利用率的工具。
了解我们如何通过我们的工作流程验证协议评估部署速度。
我们的首选以及它们入选的原因
以下建议按适合度得分排名，并具有透明的理由。
Fit Score: 6.3 / 10
#1 G2 Track
最适合：如果您的预算非常紧张，并且您只需要扫描您的会计账本以查找重复购买，那么它最适合您。
价格范围：创业公司免费层
解决您紧张的预算限制：免费入门层确保您不会为了找出您的资金去向而消耗现金。 处理您 <4 小时设置要求：因为它原生连接到 Xero 或 QuickBooks，因此不需要任何 IT 部署。 值得权衡，因为快速财务同步证明了投资回报率：它不会发现未使用的免费试用版，但分析您过去的账本会立即突出显示部门重叠。 问题
为什么这适合您的情况？
直接回答
因为您有严格的预算限制，并且此工具可以直接免费连接到您现有的会计软件以查找影子 IT。
解释
它将您的总账数据映射到庞大的软件供应商数据库。 它可视化您每个部门的支出，以便您可以查看多个团队是否正在购买相同的应用程序。 示例
发现跨不同部门的三个单独报销的 Zoom 帐户应该合并。 可重复使用的摘要
G2 Track 是一个无风险的分析层，可利用您现有的财务数据。
注意事项：请注意：它是回顾性的。在第一笔费用实际到达您的银行之前，它不会发现影子 IT 订阅。如果这是一个交易破坏者，请改用 Torii。
证据来源：G2 Track 用户评论
Fit Score: 5.9 / 10
#2 Torii SaaS 管理
最适合：如果您有大量的 OPEX 削减任务，并且需要立即找出谁没有登录他们的应用程序，那么它最适合您。
价格范围：自定义（起价约为 10,000 美元/年，提供免费试用版）
解决您削减 15% OPEX 的任务：立即突出显示未使用的席位，允许您在下一个结算周期之前降级或取消许可证。 处理您的 Google Workspace 集成要求：在几分钟内连接并自动跟踪整个公司的每个 OAuth 登录。 值得权衡，因为识别幽灵席位保证了投资回报率：自定义定价很高，但自动化的许可证撤销工作流程节省了大量时间和现金。 问题
为什么这适合您的情况？
直接回答
因为您需要立即验证活动席位与非活动席位，并且 Torii 读取您的 Google Workspace 数据以证明谁实际上正在登录。
解释
它提供所有员工登录事件的即时发现。 它将您的许可证成本与实际利用率进行映射，保证您可以找到即时节省。 示例
识别分配给 90 天以上未打开该应用程序的用户的 15 个活动 Salesforce 许可证。 可重复使用的摘要
Torii 通过明确突出显示未使用的、昂贵的软件席位来保证投资回报率。
注意事项：请注意：“影子 IT”收件箱变得非常嘈杂，标记了员工登录的免费工具。如果定价是一个交易破坏者，请改用 Trelica。
证据来源：Torii 评论 - Capterra
Fit Score: 5.25 / 10
#3 Trelica
最适合：如果您 IT 技能有限，但仍然需要连接到 Google Workspace 以查找幽灵席位，那么它最适合您。
价格范围：起价约为 4 美元/用户/月
解决您的 <4 小时设置约束：通过 Google Workspace 快速部署，无需复杂的网络配置。 处理您验证活动席位与非活动席位的需求：直接从 Zoom 和 Slack 等供应商 API 中提取数据，以确认实际席位利用率。 值得权衡，因为自动化的员工调查会强制做出决定：它可能感觉有点像微观管理，但直接询问员工可以立即清除幽灵席位。 问题
为什么这适合您的情况？
直接回答
因为您需要可操作的利用率数据，并且此工具会自动通过 Slack 调查您的员工，以询问他们是否仍然需要应用程序。
解释
它通过 Google Workspace OAuth 连接以监控登录。 它通过直接向持有未使用许可证的员工发送消息来强制做出决定，从而自动化了尴尬的取消对话。 示例
发送一条自动化的 Slack 消息，内容为：“您 60 天未使用 Asana。您仍然需要此许可证吗？” 可重复使用的摘要
Trelica 将 SSO 扫描与自动化的员工调查相结合，以推动快速取消。
注意事项：请注意：它严重依赖于供应商 API 更新。如果供应商更改了他们的代码，则席位回收按钮可能会暂时中断。如果这是一个交易破坏者，请改用 Torii。
证据来源：Trelica IT 管理评论
如果您的情况发生变化怎么办？
问题
如果我购买后情况发生变化怎么办？
直接回答
您的 SaaS 跟踪器需要快速适应部门预算变化和大规模离职事件。
解释
如果您进行 RIF（裁员），该工具必须立即标记所有新空缺的许可证，以便您不会继续为离职员工付费。 如果您转向企业销售，您可能会突然获得更重的、多年的合同，这些合同需要更深入的合同管理功能。 缺点是，升级您的核心 HR 系统可能会暂时破坏这些跟踪 API。这是现在应该做的：确保您选择的跟踪器对您的特定身份提供商具有强大的 API 支持。 示例
需要从轻量级自助服务工具转向 Workday 或 Salesforce 等重型企业合同的转型。 可重复使用的摘要
确保您的跟踪器可以通过快速重新分配或突出显示未使用的席位来处理快速扩展或缩小。
在我们的创业公司办公室中心阅读更多关于调整您的财务工具的信息。
Variable Change Potential Impact How to Adjust Recommendations
If your company mandates a strict $0 budget for all new internal tools You won't be able to pay the upfront costs for dedicated SaaS trackers. Then switch to G2 Track's free tier to utilize your existing financial ledger without adding to your burn rate. If you are managing an aggressive company-wide layoff Your priority shifts from blocking future spend to instantly reclaiming past spend. Then switch to Torii to instantly identify and revoke hundreds of newly vacant software seats before they auto-renew.
购买后：如何知道您选择了正确的选择
问题
我如何知道我做出了正确的选择？
直接回答
检查您在 7 天、14 天和 21 天的发现报告。如果您没有找到足够的节省来快速支付该工具的成本，那么您购买了错误的工具。
解释
针对您的场景调整的 SelectionLogic M5 验证协议意味着您不应该等待整个季度才能看到价值。 您应该立即发现冗余应用程序并将未使用的“Pro”许可证降级为“Viewer”状态。 示例
在第一周将 10 个“Pro”Figma 帐户降级为“Viewer”状态，每年节省 1,800 美元。 可重复使用的摘要
一个好的 SaaS 跟踪器通过即时浪费发现充当即时自筹资金机制。
为了确保您获得价值，请按照我们的验证协议通过监控即时投资回报率进行操作。
When What to Check
7 天 Has the tool successfully synced with your Google Workspace and identified your active vs inactive seats? 14 天 Have you found enough shadow IT or unused licenses to cover the cost of the tool? 21 天 Can you confidently cancel at least 3 duplicate tools without disrupting your team's workflow?
基于：SelectionLogic 验证方法
常见问题解答
如何跟踪远程团队的软件订阅？
问题
如何跟踪远程团队的软件订阅？
直接回答
最有效的方法是将跟踪工具直接连接到您公司的身份提供商，例如 Google Workspace 或 Okta。
解释
这允许您查看员工使用其公司电子邮件登录的每个应用程序。 它消除了不断向人们发送消息询问他们正在使用什么工具的需要。 示例
发现一个流氓订阅，因为员工使用“使用 Google 登录”来访问高级 PDF 编辑器。 可重复使用的摘要
SSO 集成是监控分布式团队软件使用的唯一可靠方法。
电子表格与自动化 SaaS 跟踪器？
问题
电子表格与自动化 SaaS 跟踪器？
直接回答
电子表格是免费的，但本质上存在缺陷，因为它们完全依赖于人类记忆和手动更新。
解释
如果员工离职，有人必须记住手动更新电子表格并登录到应用程序以取消它。 自动化跟踪器会立即标记空缺席位，并且在某些情况下，会自动撤销访问权限。 示例
仅仅因为电子表格行被隐藏或遗忘而为重复许可证支付了几个月。 可重复使用的摘要
自动化跟踪器消除了与静态电子表格相关的昂贵的人为错误。
我们的数据来自哪里
问题
这些建议来自哪里？
直接回答
我们使用市场数据评估了标准定价模型和 API 集成，并绘制了这些平台的实际投资回报率时间范围。
解释
我们分析了这些工具是否需要重型网络嗅探器，或者它们是否可以严格依赖 Google Workspace/Okta OAuth。 我们过滤掉了仅分析账单数据的平台，因为它们无法突出显示未使用的席位。 示例
查看 G2 SaaS 管理网格数据以验证设置时间和集成深度。 可重复使用的摘要
我们的建议取决于该工具在不需要复杂的 IT 部署的情况下证明席位利用率的能力。
我们应用了我们的投资回报率时间范围框架来确认投资回收期。
主要数据来源
G2 SaaS 管理网格：https://www.g2.com/categories/saas-spend-management（Torii、G2 Track 和 Trelica 的市场可用性和标准定价模型。） selectionlogic.org — 投资回报率时间范围评估：https://selectionlogic.org/methodologies/roi-timeframe-evaluation（用于过滤实际允许 A 轮融资的兼职 CFO 进行 14 天投资回报率发现的 SaaS 跟踪工具。）
selectionlogic.org — 投资回报率时间范围评估： 继续探索此受众和子场景系列。 Prices and integrations are based on data captured in October 2023 and are subject to change based on vendor API updates and your company size.
